desafio
Numa empresa com várias áreas, pessoas, viaturas, parceiros, pedidos e tarefas a acontecer em simultâneo, o maior problema nem sempre é fazer o trabalho. É saber o que está a acontecer.
Um pedido chega por email. Uma tarefa é passada verbalmente. Uma viatura entra na oficina. Um documento fica numa pasta. Uma decisão acontece numa conversa. Um prazo fica na agenda de alguém.
A informação existe, mas está dispersa por pessoas, ferramentas e canais diferentes.
E quando isso acontece começam as perguntas: “Quem está a tratar disto?”, “Em que estado está?”, “Qual é o prazo?”, “Porque está parado?”, “Já foi resolvido?”, “Onde está essa informação?”
Na CARFAST, o desafio era criar uma forma de centralizar a operação e transformar pedidos, tarefas e processos em trabalho organizado, atribuível e mensurável.
Porque quando a operação depende de emails, conversas e memória, é muito fácil perder visibilidade — e muito difícil medir.
A SOLUÇÃO
A MOOV.IA desenvolveu para a CARFAST uma aplicação central onde a equipa pode registar, atribuir, acompanhar e concluir o trabalho operacional.
Tudo o que é relevante para a operação passa a ter um local, um estado, um responsável e, quando aplicável, um prazo e SLA.
A aplicação foi estruturada em quatro grandes áreas: Controlo Diário, Fluxos de Trabalho, Operação do Negócio e Governação.
Uma operação. Uma fonte de verdade.
O objetivo não era criar mais uma ferramenta para a equipa utilizar.
Era criar o lugar onde a operação acontece e fica registada.
Por isso, a aplicação reúne diferentes módulos que respondem a necessidades concretas da CARFAST: Tarefas, Processos, Email, Oficina, Frota, Stock e Compras, Parceiros, Documentação e Administração.
No módulo de Tarefas, cada pedido pode ter responsável, prioridade, prazo, estado, comentários, evidências e histórico. Os Processos permitem estruturar trabalhos repetíveis em etapas. A Oficina acompanha cada viatura por fase, enquanto Frota, Stock, Parceiros e Documentação concentram a informação necessária à execução. A Administração define perfis, permissões, categorias, filas, canais e SLA.
Não basta digitalizar. É preciso organizar a operação.
Passar um processo de um email ou Excel para uma aplicação não significa necessariamente torná-lo mais eficiente.
Antes de automatizar, foi necessário perceber: O que deve ser registado?, Quem é responsável por cada tarefa?, Que estados deve percorrer?, Que informação é necessária?, Onde existem bloqueios?, Que prazos devem ser cumpridos?, O que deve ser medido?
O projeto não se limitou ao desenvolvimento de uma aplicação. Foi necessário transformar a forma como o trabalho é organizado em fluxos claros, responsabilidades e regras operacionais.
Do pedido à conclusão: tudo fica rastreável.
Cada tarefa pode percorrer um fluxo claro:
Além do prazo de conclusão, o sistema permite utilizar SLA para medir os tempos de resposta e de serviço, tornando o desempenho operacional mais mensurável.
O QUE MUDOU
IMPACTO
De gerir tarefas a gerir uma operação com dados.
Quando o trabalho passa a estar centralizado e estruturado, a empresa começa a criar algo que antes não tinha: dados operacionais consistentes.
É esta base que permite evoluir de uma operação simplesmente digitalizada para uma operação cada vez mais mensurável, automatizável e inteligente.