BACKOFFICE
Extraia, classifique e arquive documentos automaticamente.
desafio
Ainda trata as faturas de fornecedores manualmente?
Todos os meses, a equipa administrativa e financeira da BOOMER recebe por email dezenas de documentos de fornecedores: faturas, faturas-recibo, proformas, recibos e outros documentos. O processo era essencialmente manual.
Era necessário abrir cada email, descarregar o PDF, identificar o tipo de documento, consultar fornecedor, datas, número e valores, registar a informação num ficheiro Excel e arquivar o documento na pasta correspondente. E o trabalho não terminava aqui!
Todos os meses era ainda necessário reunir as faturas elegíveis e enviá-las para a plataforma BizDocs (Arquivo Digital online) garantindo que nenhum documento ficava esquecido ou era enviado duas vezes. Um processo repetitivo, disperso por várias ferramentas e demasiado dependente da intervenção humana.
Além do tempo consumido, existia risco de erros de leitura e digitação, documentos mal classificados, duplicações, omissões e atrasos no processamento.
A SOLUÇÃO
Um workflow inteligente para automatizar o processamento das faturas, desde a chegada à caixa de email até ao arquivo, registo e preparação do envio para a BizDocs.
A automação verifica periodicamente a caixa de email e identifica os documentos que precisam de ser processados.
A equipa financeira continua a validar as exceções e as operações críticas. A automação trata do trabalho repetitivo!
O QUE MUDOU
antes:
Email
download manual
leitura
digitação
Excel
arquivo manual
conferência
envio BizDocs
depois:
Email
classificação automática
extração de dados
SharePoint + Excel
validação de exceções
envio controlado para BizDocs
IMPACTO
↑ Automação:
≥95% das faturas elegíveis processadas sem intervenção humana
↓ Trabalho manual:
Menos downloads, leitura, digitação, arquivo e preparação de envios
↓ Erros e duplicados:
Controlo automático dos documentos processados e já enviados
↑ Rastreabilidade:
Cada documento mantém um histórico desde a receção até ao arquivo e envio
↑ Controlo:
As exceções são identificadas e encaminhadas para validação humana
↓ Horas de trabalho administrativo:
menos ~20h / mês
↓ Custos:
poupança de + 7000€ / ano*
* cálculo baseado num custo/hora de 30€