desafio
Ao longo de mais de uma década de atividade, a agência acumulou processos, metodologias, ferramentas, documentos, templates e conhecimento sobre a forma como a empresa trabalha.
O problema é comum a muitas PME: a informação existia, mas nem sempre estava no mesmo sítio — ou sequer documentada!
Parte estava em ficheiros. Parte em ferramentas. Parte em conversas entre a equipa. E outra parte estava simplesmente… na cabeça das pessoas que sabiam como fazer.
Sempre que surgia uma dúvida, a solução mais rápida era perguntar a alguém: “Onde está aquele template?”, “Como fazemos o onboarding de um cliente?”, “Qual é o processo para abrir um novo projeto?”, etc.
Além do tempo perdido à procura de informação, criava-se um problema maior: a empresa ficava demasiado dependente de determinadas pessoas para conseguir aceder ao seu próprio conhecimento!
Quando alguém estava ocupado, de férias ou saía da empresa, parte desse conhecimento podia ficar temporariamente inacessível — ou perder-se!
A SOLUÇÃO
A MOOV.IA estruturou uma base de conhecimento interna da BOOMER, criando um ponto central onde a equipa pode consultar processos, procedimentos, metodologias, ferramentas, templates e documentação relevante.
Desta forma, o conhecimento passa a estar organizado em áreas relevantes para o funcionamento da empresa, como Visão e Posicionamento, Processo Comercial, Onboarding de Clientes, Metodologia, Comunicação, Ferramentas, Templates e Qualidade.
Não basta guardar documentos. É preciso organizar conhecimento.
Uma pasta cheia de ficheiros não é uma base de conhecimento.
Por isso, o projeto não consistiu simplesmente em transferir documentação para o SharePoint.
Foi necessário perceber: Que informação deve ser documentada?, Como deve ser organizada?, Quem precisa de aceder?, Como torná-la fácil de encontrar?, Quem é responsável por mantê-la atualizada?, etc.
O objetivo foi criar uma estrutura suficientemente simples para ser utilizada no dia a dia e suficientemente organizada para crescer com a empresa.
O QUE MUDOU
IMPACTO
O acesso à informação deixa de depender exclusivamente de quem conhece determinado processo.