RECURSOS HUMANOS
Automatize as tarefas administrativas do recrutamento e liberte a sua equipa para se focar nas pessoas.
desafio
Ainda organiza candidaturas e currículos manualmente?
Numa empresa têxtil com 200 trabalhadores as candidaturas espontâneas e respostas a oportunidades de emprego chegam a uma caixa de email “geral”.
Sempre que chegava uma nova candidatura, alguém tinha de abrir o email, responder ao email, descarregar o currículo, guardar o ficheiro, registar os dados e verificar se aquela pessoa já tinha enviado uma candidatura anteriormente. Se o mesmo candidato enviasse um CV atualizado alguns meses depois, era necessário perceber se já existia na base e substituir ou atualizar manualmente a informação.
Resultado? Tempo gasto em tarefas administrativas, CVs duplicados, nomenclaturas inconsistentes, versões dispersas e pouca rastreabilidade sobre a informação existente.
Além disso, existia outra questão importante: os currículos contêm dados pessoais e não devem ficar armazenados indefinidamente, por questões de RGPD. O controlo dos prazos de conservação também dependia de intervenção humana, aumentando o risco de manter informação para além do período definido.
A SOLUÇÃO
Uma automação que gere o ciclo de vida das candidaturas, desde o momento em que o currículo chega por email até à sua atualização ou eliminação.
Candidatura entra
responde automaticamente ao candidato
valida o anexo
normaliza os dados
verifica se já existe
cria ou atualiza o registo
guarda o CV
associa candidato e currículo
A automação executa ainda diariamente a política de retenção configurada, identificando os registos expirados e tratando a sua eliminação, mantendo um histórico do resultado da operação.
A equipa de RH continua responsável por avaliar candidatos, entrevistar e decidir. A automação trata do trabalho administrativo que acontece antes e depois!
O QUE MUDOU
antes:
Email
abrir candidatura
descarregar CV
guardar ficheiro
registar candidato
procurar duplicados
controlar versões
verificar prazos
eliminar manualmente
depois:
Email
automação
candidato identificado
CV arquivado/atualizado
base centralizada
base centralizada
retenção automática
auditoria
Assim, a empresa passou a ter uma base de candidaturas organizada, atualizada e rastreável, fácil de consultar sempre que houver necessidade de contratar para determinada função, reduzindo tarefas repetitivas e a dependência de controlo manual.
IMPACTO
↓ Trabalho administrativo:
o arquivo dos currículos passou de manual para automático.
↓ Duplicados:
Quando um candidato volta a enviar um CV com o mesmo email, o sistema atualiza o registo existente em vez de criar um novo.
↑ Organização:
Cada candidato fica associado ao respetivo currículo através de uma base centralizada e estruturada.
↑ Rastreabilidade:
A ligação entre candidato e CV deixa de depender da organização manual e passa a ficar registada no sistema.
↑ Controlo dos dados:
A retenção deixa de depender de verificações manuais e passa a ter execução automática e periódica.
↑ Auditoria:
As operações de limpeza passam a ter histórico de sucesso ou falha, facilitando a monitorização e correção de exceções.